Onderwerp : Eindrapportage Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Drimmelen

D.d. : 1 december 2019

 

Inleiding:

 

Tijdens de behandeling van het rekenkameronderzoek in de opinieronde zijn er door de fractie CAB casussen aangehaald over het aanbesteden via BVP en Werken in een Bouwteam. Is er gevraagd naar uitkomsten van ramingen en aanneemsommen, en de uitkomsten van de Pilot uitnodigen van ondernemers via het kokerprincipe. Ter verduidelijking voor de raad van 12-12-2019 waar dit onderwerp op de agenda staat willen wij antwoord op onderstaande vragen.

 

 

Vragen:

 

1.    Bij het maken van het programma van Eisen geldt het principe dat veel eisen over gelaten worden aan de inschrijvende partij. Hoe zijn deze eisen getoetst door u als gemeente?

 

In een Best Value aanbesteding zijn meerdere fasen te onderscheiden. Aan het einde van de eerste fase wordt de beste prijs-kwaliteit inschrijving bepaald op basis van de ingediende prijs, de score van de kwalitatieve documenten en de score van het interviews met de sleutelfunctionarissen.

 

In tweede fase wordt met de “beoogd opdrachtnemer” de zogenaamde “concretiseringsfase” doorlopen, waarin de inschrijving nader wordt onderbouwd. Dit behelst het concretiseren van de inschrijving, een verificatie of de inschrijving ook op een meer gedetailleerd niveau aan de eisen voldoet.

 

Mocht in deze fase blijken dat de inschrijving op het meer gedetailleerde niveau niet aan de eisen voldoet, zal de inschrijving terzijde worden geschoven en zal inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname aan de procedure. Dan kan de gemeente met de inschrijver die de op één na beste prijs-kwaliteit inschrijving heeft ingediend opnieuw de concretiseringsfase doorlopen. Dit proces herhaalt zich totdat is gebleken dat de inschrijving ook op het meer gedetailleerde niveau aan de eisen voldoet en het contract aan de opdrachtnemer wordt gegund.

 

Met betrekking tot het werken in een bouwteam spannen de opdrachtgever en de opdrachtnemer zich samen in, waarbij opdrachtnemer een prestatieverplichting heeft om tot een optimaal ontwerp en realisatie te komen. Onderdeel daarvan is te komen tot een definitief bestek c.q. uitvoering ontwerp (UO). Het UO komt middels een expliciet ontwerpproces tot stand. Hierbij moet de opdrachtnemer zijn project beheersen en met registraties opgenomen in een verificatie- en keuringsplan en de daaruit afkomstige rapporten, aantonen dat geleverde producten voldoen aan het programma van eisen.

 

Gedurende de uitvoering blijft de gemeente controleren of de uitvoering voldoet aan de inschrijving.

2.    Hoe heeft toetsing plaatsgevonden betreffende de expertise van de extern in gehuurde medewerker voor de kunstwerken havens / renovatie zwembaden?

 

-          Kunstwerken: door middel van sollicitatieprocedure.

 

-          Zwembaden: De expertise van de externe inhuur is getoetst op basis van prijsvergelijking van meerdere offertes en op basis van referenties en ervaring.

 

3.    Hoe is de periode van inhuur bepaald voor de kunstwerken havens / renovatie zwembaden, zijn daar vooraf afspraken over gemaakt en zijn deze afspraken bindend?

 

-          Kunstwerken: Eerst is de opdracht gegund aan een aannemer. Met de opstelde planning van deze aannemer is de inhuurperiode bepaald.

-          Zwembaden: De periode van inhuur is opgedeeld in fases van schrijven toekomstvisie, conceptvoorbereiding PvE, begeleiding bouwteam, aanbesteding exploitatie en realisatie renovatie.

 

4.    Er zijn afspraken gemaakt over opleveringstijden betreffende de kunstwerken havens (eind december 2018) renovatie zwembaden (opening zwemseizoen 2020) in hoeverre zijn deze bindend?

 

-          Kunstwerken: Ja betreft alleen binnenhaven Lage Zwaluwe (april 2019) en oude haven van Drimmelen (december 2018) zijn afgerond. De buiten haven Lage Zwaluwe is conform afspraken uitgesteld. Deze zijn eind 2019 afgerond.

 

-          Zwembaden: Die zijn vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomsten met de betreffende aannemers. Er zijn boeteclausules van toepassing.

 

5.    Door wie wordt de ingehuurde externe betaald bij uitloop van de projecten?

 

-          Kunstwerken Gemeente

 

-          Zwembaden: Gemeente.

 

6.    Wat als blijkt dat externe onvoldoende kwaliteit heeft, het project hierdoor uitloopt in tijd, en uitloopt in geld?

 

-          Eerst vinden er natuurlijk gesprekken plaats. De knelpunten bespreken we. Mocht blijken dat er onvoldoende verbetering is dan nemen we afscheid van de externe.

 

7.    Wat is de waarde van de inzet van een externe, als de aannemer in een bouwteamverband, de bouwtijd, de bouwmethodiek en inzet van materiaal bepaald?

 

-          Kunstwerken. De externe gebruikt zijn expertise om de kwaliteit van de plannen van de aannemer te toetsen. Dat doet hij ook de opgestelde aannemersovereenkomst (financiën).

 

-          Zwembaden. Externe expertise wordt benut voor de toetsing van installatietechnische en bouwkundige aspecten.

 

8.    Is er controle tijdens het bouwproces en wie controleert de externen?

 

-          Kunstwerken. Er is controle via het bouwteam waarbij opdrachtgever (gemeente) controleert en rapporteert naar PoHo

-          Zwembaden. Er vindt naast afstemming op bestuurlijk niveau ook ambtelijk een check en controle plaats op met name financieel en contractueel niveau.

9.    Bij BVP is een interview (op film) onderdeel van de aanbesteding, dit wordt als handig ervaren voor het vastleggen van de notulen en de bewijslast. Hoe wordt de bewijslast t.a.v. de kwaliteit / afspraken geborgd in betrekking tot Werken in een Bouwteam?

 

Bij iedere aanbesteding waarbij een interview onderdeel uitmaakt van de inschrijving wordt geadviseerd om het gesprek vast te leggen middels een opname (video of geluid).

 

Bij een Bouwteam worden alle afspraken vastgelegd in een bouwteam- en aannemingsovereenkomst. Deze dienen door de gemeente te worden getoetst gedurende de uitvoering.

 

 

10. Bij aanbesteding en of Werken in Bouwteam moet vooraf bepaald worden wat iets mag kosten. Op basis waarvan zijn ramingen tot stand gekomen? Hoe worden deze cijfers bepaald binnen de gemeente als er geen expertise is. Hoe zijn deze ramingen dan tot stand gekomen?

 

-          Kunstwerken Deze wordt ingehuurd of bepaald met kengetallen.

 

-          Zwembaden: Er is een kostenraming opgesteld op basis van een PvE door externen.

 

11. De kunstwerken havens omvatten meerdere onderdelen en heeft projecten in verschillende kernen. Hoe is dit aanbestedingstraject tot stand gekomen zijn al deze onderdelen separaat aanbesteed?

 

-          Nee deze zijn in één opdracht opgenomen.

 

12.  Zowel bij de kunstwerken havens als bij de renovatie zwembaden is het krediet overschreden en extra geld gevoteerd vanuit de gemeente. Waaruit blijkt dat deze kosten ook daadwerkelijk door de gemeente betaald moeten worden? En hadden deze kosten voorkomen kunnen worden?

 

-          Kunstwerken: De raming die we gebruikten voor het raadsvoorstel (juni 2016 en april 2017) zijn op basis van inspecties gemaakt. De kosten waren excl. voorbereidingen, toezicht en externe projectleiding.

 

-          Zwembaden: Extra geld is gevoteerd voor advieskosten, projectbegeleiding (maakte geen onderdeel uit van krediet), vervanging tegelwerk en heipalen (ten laste van bestemmingsreserve zwembaden).

 

13. Zijn er met de kunstwerken havens en de renovatie van de zwembaden voorafgaand aan de projecten door betrokken projectleider /projectmanager risico analyses opgesteld en zijn deze tijdens de interne projectteam overleggen besproken en met elkaar gedeeld?

 

-          Kunstwerken. Onderdeel van het bouwteam is dat er gezamenlijk risico analyses worden gemaakt. Zowel de risico’s van de aannemer als opdrachtgever passeren de revue.

 

-          Zwembaden. Er zijn geen risico analyses opgesteld, anders dan het risico van afprijzen van de individuele opdrachten van de verschillende aannemers binnen het totale project. (=gezamenlijke inspanning). Risico’s worden meegenomen bij overleggen bouwteam, stuurgroep, e.d.